重磅,推薦性國家標準《信息技術(shù)OFD檔案應(yīng)用指南》(以下簡稱OFD/A標準)正式發(fā)布,并將于2023年7月1日正式實施。

百望云基于在版式技術(shù)領(lǐng)域的多年耕耘,與國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、中國電子技術(shù)標準化研究院、北京數(shù)科網(wǎng)維技術(shù)有限責任公司等單位一同參與了OFD/A標準的起草編寫工作,為信息技術(shù)標準化的推進做出了貢獻。

百望云版式事業(yè)部總經(jīng)理馮輝作為標準制定起草人之一,代表百望云參與了整個標準由起草到制定的全過程。在標準編制過程中,百望云憑借在版式領(lǐng)域的技術(shù)優(yōu)勢以及產(chǎn)品研發(fā)經(jīng)驗,與來自各行業(yè)的學(xué)者交流探討,積極提出有效提案,進一步推動了OFD在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用和規(guī)范,對于守護寶貴的檔案信息資源有重要意義。

OFD/A國家標準發(fā)布的重要意義

OFD(Open Fixed-layout Document) ,是由工業(yè)和信息化部軟件司牽頭中國電子技術(shù)標準化研究院成立的版式編寫組制定的版式文檔國家標準,屬于中國的一種自主格式,具有開放、安全和擴展性強等特點。2016年10月13日由國家標準委員會發(fā)布《電子文件存儲與交換格式版式文檔》(GB/T 33190-2016),正式將OFD格式確立為我國電子文件的國家標準。

標準發(fā)布以來,在黨政機關(guān)電子公文、電子證照、電子發(fā)票等領(lǐng)域應(yīng)用較為廣泛,但是OFD是面向文書、圖形圖像甚至多媒體索引而設(shè)計的通用文檔格式,加上技術(shù)實現(xiàn)眾多,市場上流通的OFD文件并不一定滿足檔案長期保存要求。所以,就像PDF有PDF/A、PDF/E等配套一樣,OFD也需要發(fā)展在檔案長期保存等方向的子項標準。

OFD/A國家標準是在GB/T 33190規(guī)定的格式基礎(chǔ)上,對照DA/T 47《版式電子文件長期保存格式需求》,對文件結(jié)構(gòu)、頁面描述、動作、注釋和自定義標引等各部分進行限定和補充說明;目標是保證版式文件在維持OFD標準符合性的前提下,滿足信息自包含自描述等長期保存要求,在可讀可用方面實現(xiàn)軟硬件環(huán)境無關(guān),確保檔案文件本體及元數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可用性;該標準的發(fā)布實施填補了國標委工二函〔2009〕69號等文件后的標準空白,進一步完善了電子檔案在辦公中的應(yīng)用標準和規(guī)范。

7月1日后,OFD檔案需要這樣保存

OFD/A國家標準如此重要,那在其7月1日實施以后,政府、企業(yè)及公共組織的電子文件如何處理才能滿足歸檔要求呢?

按照OFD/A標準,辦公自動化、政務(wù)服務(wù)和票據(jù)開具平臺等業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)在辦結(jié)時及時生成或轉(zhuǎn)換為符合該標準的文件;掃描、識別和著錄后的檔案數(shù)字化副本應(yīng)采用該格式,并實現(xiàn)文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景的一體化管理。

那問題又來了!

怎樣才能實現(xiàn)生成或轉(zhuǎn)換為符合標準的文件?

又如何完成文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景的一體化管理呢?

百望云憑借在版式技術(shù)研發(fā)領(lǐng)域的深耕,基于OFD/A國家標準,升級了百望綠葉解決方案,通過在電子文件生成、利用、閱讀、歸檔等全生命周期各個階段進行OFD/A的規(guī)范化處理,幫助政府、企業(yè)及公共組織實現(xiàn)電子文件的標準化應(yīng)用與歸檔,以及電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景的一體化管理。

生成

在電子文件生成階段,使用百望綠頁,按照OFD/A標準進行文件組織,一步到位生成符合歸檔要求的電子文件。

閱讀

在閱讀階段,使用百望綠頁自帶的OFD/A工具,可以一鍵檢測當前文檔是否符合OFD/A標準,如果符合,提示“該文檔完全符合OFD/A標準”;如果不符合,則列出具體不符合的信息及其對應(yīng)對象,對于不符合OFD/A標準的文檔,支持導(dǎo)出錯誤信息,也支持將其轉(zhuǎn)換為符合OFD/A標準的文檔。規(guī)范性校驗,并在校驗完成后進行OFD/A規(guī)范性轉(zhuǎn)換。

利用

在利用階段,使用百望綠頁,可一鍵進行電子文檔的OFD/A規(guī)范性校驗,并在校驗完成后,實現(xiàn)OFD/A規(guī)范性轉(zhuǎn)換,最終滿足文件的歸檔要求。

當然,電子文件規(guī)范化處理方案并非可以任意選擇,針對待歸檔電子文件的不同文件狀態(tài)、不同文件格式以及不同應(yīng)用場景,需要采用不同的解決方案,百望綠頁也正是在此需求下,圍繞版式文件生成、閱讀、利用、安全全生命周期進行應(yīng)用產(chǎn)品和服務(wù)的研發(fā),并通過三層OFD、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)標引、業(yè)務(wù)標簽等實現(xiàn)檔案內(nèi)容的快速分類、精準分析、信息保護、擴散控制,不僅做到檔案可用,而且做到檔案易用、好用,支撐廣大用戶全方位、多場景、多形態(tài)的版式技術(shù)和產(chǎn)品需求,賦能國家信創(chuàng)發(fā)展和行業(yè)數(shù)字化建設(shè)。

作為專注版式技術(shù)研發(fā)的服務(wù)商,多年來,百望云持續(xù)參與國家和行業(yè)信息技術(shù)標準建設(shè)、普及工作,除了《信息技術(shù)OFD檔案應(yīng)用指南》,百望云還參與制定了《OFD在政府網(wǎng)站網(wǎng)頁歸檔中的應(yīng)用指南》、《行政事業(yè)單位一般公共預(yù)算支出財務(wù)報銷電子會計憑證檔案管理技術(shù)規(guī)范》等國家及行業(yè)標準,為國家行業(yè)信息技術(shù)應(yīng)用標準的完善做出了積極貢獻。

新年伊始,國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所發(fā)來感謝信,感謝百望云特別是馮輝同志在國家標準《信息技術(shù)OFD檔案應(yīng)用指南》編制過程中多次提出極具創(chuàng)造性的高質(zhì)量提案,充分展示了公司在自主版式文檔技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)性。2023,奮進新征程,百望云將繼續(xù)秉承自主研發(fā)、應(yīng)用創(chuàng)新、市場引領(lǐng)的理念,持續(xù)專注版式技術(shù)在電子公文、電子證照、電子檔案、電子票據(jù)以及其他行業(yè)的應(yīng)用,為企事業(yè)單位和個人的信息化應(yīng)用提供強勁動力,與客戶、產(chǎn)業(yè)伙伴共贏數(shù)字時代。

審核編輯黃宇