引言

伴隨計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，電力企業(yè)大規(guī)模開展了信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和信息系統(tǒng)的開發(fā)，信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域已經(jīng)深入到電網(wǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的各個環(huán)節(jié)。電力物資公司作為電力系統(tǒng)的物資專營企業(yè)，主要承擔(dān)著電力設(shè)備的招標(biāo)、訂貨和采購工作，日常業(yè)務(wù)需要處理大量的合同數(shù)據(jù)。

目前物資合同數(shù)據(jù)來自于電系統(tǒng)的ERP 數(shù)據(jù)庫，以Excel文件格式導(dǎo)出，采用人工方式把數(shù)據(jù)文件中的合同數(shù)據(jù)填入Word 格式的標(biāo)準(zhǔn)合同文件。在該過程中，人工填寫數(shù)據(jù)的做法存在問題較多。通常一個Ex-cel數(shù)據(jù)文件就會有幾十甚至數(shù)百份合同數(shù)據(jù)，如果采用人工錄入數(shù)據(jù)的方式不僅勞動量大、生成合同速度慢、而且還容易出錯；另外，如果Word合同模板發(fā)生變化，需要添加或刪除一些數(shù)據(jù)項，那么按照原合同模板制作的合同就需要逐份修改或重新錄入，因而維護(hù)合同文件十分困難、不靈活。

為了解決這些問題，本文討論了如何在C#環(huán)境下，利用COM 組件讀/寫MS Office Excel 和Word 文件的技術(shù)，研究自動地生成合同文件的方法，實(shí)現(xiàn)了自動生成合同文件的軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)的應(yīng)用將大幅削減人為操作、提高工作效率和質(zhì)量、進(jìn)而提升企業(yè)形象帶來良好的社會效益。

1 C#處理Excel 和Word 文檔的方式

用Excel作為數(shù)據(jù)源保存數(shù)據(jù)，用Word作為數(shù)據(jù)呈獻(xiàn)的載體顯示數(shù)據(jù)，是企業(yè)信息系統(tǒng)輸出數(shù)據(jù)時采取的典型的做法。本文的合同自動生成系統(tǒng)采用了這一方法。另外，在C#開發(fā)平臺下，微軟公司提供了專用于Office 開發(fā)的程序集和相關(guān)的Office 應(yīng)用程序?qū)ο竽Ｐ?，即COM.利用COM 和相關(guān)的程序集，可以在C#平臺上實(shí)現(xiàn)對MS Office文件的各種操作。

1.1 用C#讀取Excel文件

合同數(shù)據(jù)來自于ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，并且已經(jīng)導(dǎo)出到Excel數(shù)據(jù)文件中，Word格式的合同將使用該數(shù)據(jù)文件來生成。因此首先讀取Excel數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容，這里有2種方法。

1.1.1 第一種方法

利用COM組件技術(shù)讀取Excel數(shù)據(jù)文件，用到的組件包括：

（1）Application對象，該對象處于Excel對象的層次的頂端，表示Excel應(yīng)用程序的運(yùn)行環(huán)境，即該對象生成時會產(chǎn)生一個excel進(jìn)程。

（2）Workbook 對象，該對象直接位于Application 對象的下層，表示一個Excel工作薄文件。

（3）Worksheet對象，包含在Workbook對象中，表示一個Excel工作表。

（4）Range對象，包含在Worksheet對象中，表示Ex-cel工作表中的一個或多個單元格。

讀取Excel文件內(nèi)容的步驟如下：

①生成Excel應(yīng)用對象

Excel.Application excelApp = new Excel.ApplicationClass（）；

②生成工作薄對象

Excel.Workbook excelBook = excelApp.Workbooks.Open（Ex-celFilePath,Type.Missing,…）；

③利用Excel數(shù)據(jù)文件中的第一張工作表生成工作表對象

Excel.Worksheet excelSheet = （Excel.Worksheet）excelBook.

Sheets[1];

④設(shè)置讀取位置

Excel.Range excelRange = excelSheet.get_Range（A1,Miss-ing.Value）；

⑤獲取該位置的內(nèi)容

excelRange.toString（）

經(jīng)過測試，發(fā)現(xiàn)該方法存在如下缺點(diǎn)：如果程序在讀取Excel數(shù)據(jù)文件的同時，需要用Excel程序打開該文件，則只能以只讀副本的方式打開；程序在整個執(zhí)行的過程中，需要Application對象一直存在，而該對象的本質(zhì)是一個Excel進(jìn)程，它占用的系統(tǒng)資源多；Excel的Range對象對單元格逐個定位，導(dǎo)致程序運(yùn)行速度慢。

1.1.2 第二種方法

利用COM 中的數(shù)據(jù)存取組件ADO.Net,該組件中包含了OleDbDataAdapter 對象，通過它可以把Excel 數(shù)據(jù)文件當(dāng)作數(shù)據(jù)庫來讀取。讀取步驟如下：

（1）創(chuàng)建連接字符串

string sConnStr=“Provider=Microsoft.Jet.Oledb.4.0; DataSource=”+sExcelFile+“;Extended Properties=Excel 8.0″；OleDb-Connection connection=new OleDbConnection（sConnStr）；

（2）使用COM組件，創(chuàng)建數(shù)據(jù)連接適配器

OleDbDataAdapter adp = new OleDbDataAdapter（”Select *from [Sheet1＄]“,connection）；

（3）使用數(shù)據(jù)適配器的填充方法填充數(shù)據(jù)集對象dsDataSet ds = new DataSe（t ）；

adp.Fil（l ds）；

這種方法把Excel數(shù)據(jù)文件中的信息作為一個二維表讀入到數(shù)據(jù)集對象DataSet中，該方法具有的優(yōu)點(diǎn)是：

（1）不產(chǎn)生excel應(yīng)用對象，因此系統(tǒng)資源占用少，另外ADO組件對象在填充完DataSet后可以釋放掉，更加節(jié)省系統(tǒng)資源；

（2）不用逐個生成Rang對象對單元格逐個定位，采用類似二維數(shù)組下標(biāo)方式對數(shù)據(jù)定位，程序運(yùn)行效率顯著提高。

1.2 用C#寫入Word文件

這里采用了與讀寫Excel相似的做法，即用COM組件操作Word 文檔。對于Excel 中直接提取的數(shù)據(jù)，例如：合同編號和設(shè)備名稱等，采用查找-替換的方式寫入Word文件中；對于需要進(jìn)行格式化處理后再寫入Word文檔的數(shù)據(jù)，例如：大寫合同金額和采購日期等，采用查找-修改-替換的方式寫入。用到的對象包括：

（1）Word.ApplicationClass 對象，該對象表示W(wǎng)ord應(yīng)用程序環(huán)境。

（2）Word.Document對象，該對象提供Word 文檔的處理功能，對應(yīng)于具體的磁盤文件。

寫入步驟如下：

①設(shè)置空實(shí)參對象

Object m_Nothing = System.Reflection.Missing.Value;

②生成Word應(yīng)用對象

Word.Application wordApp = new Microsoft.Office.Interop.

Word.ApplicationClass（）；

③生成Word文檔對象

Word.Document wordDoc = wordApp.Documents.Open（合同模板文件所在路徑，ref m_Nothing,…）；

④設(shè)置要搜索的字符串，findtext 是字符串類型的對象

object objectfindtext = findtext;

⑤設(shè)置要替換的字符串，replaceWith是字符串類型的對象

object objectreplacewith = replacewith;

⑥使用Word 應(yīng)用對象的Selection.Find.Execute（）方法完成字符串的查找和替換操作

wordApp.Selection.Find.Execute（ref findtext,…，ref m_Re-placewith,ref m_Replace,…）；

該方法的m_Replacewith 和第m_Replace 參數(shù)分別表示要在Word文件中查找的字符傳和替換字符串。

2 系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)

設(shè)計合同自動生成系統(tǒng)的目標(biāo)是讓合同編制人員能夠靈活、快捷、準(zhǔn)確地生成合同文檔。該系統(tǒng)的整體架構(gòu)如圖1所示。首先從ERP中導(dǎo)出要生成的合同數(shù)據(jù)，將其存放在一份Excel文件中。然后根據(jù)需要準(zhǔn)備Word標(biāo)準(zhǔn)模板（注：此處的”模板“仍是一個以doc為后綴的文檔，不是指后綴名為dot的Word模板文件，文中出現(xiàn)的模板二字均照此意理解）。最后，系統(tǒng)的核心部分是合同自動生成程序，它的主要功能是按照輸入的Word標(biāo)準(zhǔn)合同模板，從Excel文件中提取所需的數(shù)據(jù)并寫入Word合同文件，從而形成符合要求的合同文本。

Excel 數(shù)據(jù)文件中包含2 種不同類型的合同數(shù)據(jù)：

單行合同數(shù)據(jù)（即Excel中的一行記錄對應(yīng)一份合同）和多行合同數(shù)據(jù)（即Excel中多行記錄對應(yīng)一份合同）。對于一份完整的Word格式合同，一般的文本數(shù)據(jù)可以采用查找-替換或查找-修改-替換的方式寫入，但是合同中的明細(xì)表大小不固定，單行合同數(shù)據(jù)的明細(xì)表中只有一條記錄而多行合同數(shù)據(jù)的明細(xì)表中有多條記錄。系統(tǒng)要針對不同類型的合同數(shù)據(jù)進(jìn)行分別處理。

3 標(biāo)準(zhǔn)合同生成過程

3.1 Word標(biāo)準(zhǔn)合同模板制定

使用合同生成系統(tǒng)之前，需要準(zhǔn)備Excel數(shù)據(jù)文件和Word標(biāo)準(zhǔn)合同模板文件。

Excel數(shù)據(jù)文件直接從ERP數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出。

Word標(biāo)準(zhǔn)合同模板中包含2種性質(zhì)的文字：固定不變的內(nèi)容，即每份合同都相同的部分，例如合同中的法律聲明、甲方聯(lián)系人、甲方單位地址等文字信息；以及發(fā)生變化的內(nèi)容，例如合同中的產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品價格等信息，這些變化內(nèi)容來自于Excel數(shù)據(jù)文件，每份合同都不相同。對于可變的內(nèi)容用統(tǒng)一格式的字符串填寫，該字符串本質(zhì)上起到占位符的作用，在自動填入信息時有助于查找和替換操作。它由2部分組成，第一是不會引起歧義的前后綴；第二是被前后綴圍堵的部分，用來說明被替換的內(nèi)容在Excel數(shù)據(jù)文檔中的列名稱。例如”au-togen工程項目autogen“字符串表示應(yīng)該用Excel數(shù)據(jù)文檔中名稱為”工程項目“的列所對應(yīng)的內(nèi)容來替換此處的字符串，添加前后綴”autogen“可以避免與合同的其他固定內(nèi)容沖突，不會導(dǎo)致錯誤替換。當(dāng)然，對Word文檔進(jìn)行定位可采用的技術(shù)還包括書簽定位、域定位等[3-10],但不如直接填寫查找字符串方便，比較適合標(biāo)準(zhǔn)模板的編寫人員所采用。

另外，對于合同模板中的”明細(xì)表“,其中要填寫的記錄數(shù)量不固定，不能用查找和替換方式寫入合同，對此采用了動態(tài)處理的辦法，在程序中根據(jù)具體的明細(xì)數(shù)據(jù)行數(shù)向明細(xì)表填寫數(shù)據(jù)。

Word 標(biāo)準(zhǔn)合同模板的準(zhǔn)備工作比較復(fù)雜，但是該模板一般不會發(fā)生變化。如果必須修改標(biāo)準(zhǔn)合同模板，模板修改只需修改固定內(nèi)容或添加/刪除可變內(nèi)容的替換字符串即可。

3.2 自動生成Word標(biāo)準(zhǔn)合同

自動生成Word標(biāo)準(zhǔn)合同的算法如圖2所示。大致可以分為4個步驟：

（1）把Excel數(shù)據(jù)文件中的信息讀取到DataSet數(shù)據(jù)集合內(nèi)；

（2）檢查DataSet中的當(dāng)前行數(shù)據(jù)是否為新合同數(shù)據(jù)的開始，即合同首行數(shù)據(jù)，如果存在該行數(shù)據(jù)則打開Word合同模板，采用逐項查找-替換或查找-修改-替換的方法填充合同模板中的可變數(shù)據(jù)；如果該行數(shù)據(jù)不存在，則說明已經(jīng)處理至數(shù)據(jù)文件末尾，退出程序；

（3）檢查該份合同是否有明細(xì)項（行），如果有則采用循環(huán)的方式逐行把明細(xì)項填入Word模板中的”明細(xì)表“,如果沒有則直接把合同數(shù)據(jù)首行寫入該表。

（4）保存按模板生成的合同，然后返回到步驟（2）。

在步驟（2），（3）中如果讀取到的數(shù)據(jù)無效，則當(dāng)前的合同文件生成立即終止，并把無效數(shù)據(jù)出現(xiàn)的位置向用戶報告，計算下一份合同的開始位置，從步驟（2）繼續(xù)運(yùn)行。

4 標(biāo)準(zhǔn)合同生成技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用

基于COM組件的合同文本自動生成系統(tǒng)在陜西省電力物資公司進(jìn)行了實(shí)際應(yīng)用。操作人員輸入Excel合同數(shù)據(jù)文件和標(biāo)準(zhǔn)合同模板文件后，程序?qū)⒏鶕?jù)數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容逐份生成合同文檔，如圖3所示。若某個合同數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，則報告該錯誤所在數(shù)據(jù)文件的行號和字段，終止生成該合同，并繼續(xù)處理后續(xù)合同數(shù)據(jù)。從只有幾份合同數(shù)據(jù)到數(shù)百份合同數(shù)據(jù)的Excel文件，整個自動生成過程需要數(shù)秒到數(shù)十秒時間。如果全由人工編寫合同文檔，少則需要數(shù)小時時間錄入、校對，多則需要數(shù)天時間。該系統(tǒng)的應(yīng)用把操作員從繁重手工作業(yè)中解放出來，避免了手工操作所帶來的遺漏和錯誤，使合同文檔的生成工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，大大提高了工作效率。

5 結(jié)語

本文在基于COM組件技術(shù)對Excel和Word操作支持的基礎(chǔ)上，提出了自動生成Word格式合同文檔的方法，并根據(jù)該方法實(shí)現(xiàn)了合同文檔自動生成系統(tǒng)。在陜西省電力物資公司的實(shí)際應(yīng)用中，驗(yàn)證了這種技術(shù)的可行性和高效性。

但是，系統(tǒng)仍有一些不足之處，還存在以下幾方面的后續(xù)研發(fā)工作：Word合同模板中動態(tài)內(nèi)容的增減仍要靠人工打開Word文檔增刪占位字符串，應(yīng)能提供更好的人機(jī)界面，通過鼠標(biāo)拖拽的方式從Excel數(shù)據(jù)文件中選擇出Word合同模板所需的占位字符串。從而提高模板制作的自動化程度，減少人為操作失誤；標(biāo)準(zhǔn)化合同模板的規(guī)范化問題，合同模板的規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)越規(guī)范，利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行自動化處理的程度就越高；該軟件系統(tǒng)能否自動生成其他類型的文件，即能否提高它的抽象性和通用性問題。