2023 年，ChatGPT大火 ，讓微軟再次成為IT界關(guān)注的焦點(diǎn)。

3月中旬，微軟發(fā)布了GPT-4平臺(tái)支持的新AI功能，名為Copilot，它將適用于Word、PowerPoint、Excel、Outlook這些微軟熱門的Microsoft 365商業(yè)軟件。

微軟的聲明稱，Copilot的功能比簡(jiǎn)單地“將OpenAI的ChatGPT嵌入到Microsoft 365中”更強(qiáng)大。

這顯示出Microsoft 365這款協(xié)同平臺(tái)，在微軟企業(yè)級(jí)產(chǎn)品線中，占據(jù)著舉足輕重的地位！

Microsoft 365到底能為企業(yè)帶來(lái)怎樣的價(jià)值？與業(yè)界眾多協(xié)同工具相比，Microsoft 365有什么不一樣？

Microsoft 365

的核心價(jià)值

CIO圈子有一個(gè)流傳已久的梗，當(dāng)老板問(wèn)起，數(shù)字化系統(tǒng)的投資價(jià)值如何評(píng)估時(shí)，CIO竟無(wú)言以對(duì).....

這反應(yīng)一個(gè)現(xiàn)狀: 評(píng)估數(shù)字化系統(tǒng)的價(jià)值非常難。

究其原因，是因?yàn)榇蠖鄶?shù)系統(tǒng)創(chuàng)造價(jià)值的邏輯并不是直接“降本”——即降低企業(yè)的“顯性成本”；而是通過(guò)“增效”或者“降低風(fēng)險(xiǎn)”的方式，來(lái)降低企業(yè)的“隱形成本”，因此很難說(shuō)清楚IT系統(tǒng)的價(jià)值。

新一代協(xié)同平臺(tái)Microsoft 365，如何幫助企業(yè)，大幅度降低“不可見成本”，實(shí)現(xiàn)“降本增效”，例如：

• 怎樣幫助員工，一個(gè)入口，打通所有應(yīng)用，減少碎片化溝通中的“撕裂感”，告別系統(tǒng)切換中的混亂與沮喪！

• 怎樣幫助IT，一站式搞定所有應(yīng)用系統(tǒng)的部門、角色、權(quán)限管理、自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)對(duì)所有系統(tǒng)的部署、運(yùn)維、管理升級(jí)？

• 怎樣幫助企業(yè)，構(gòu)建“零信任”的安全體系？大幅度降低因?yàn)槔账鞴ぞ?、網(wǎng)絡(luò)釣魚等因素，帶來(lái)的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)。

圖1：Microsoft 365能幫助“殺死”的三類“隱性成本”

1、對(duì)于員工：Microsoft 365

怎樣“殺死”低效導(dǎo)致的時(shí)間成本？

在使用IT系統(tǒng)中，影響員工生產(chǎn)力、工作效率，帶來(lái)“不可見成本”的主要場(chǎng)景有哪些？

(1)使用多平臺(tái)和應(yīng)用時(shí)切換的時(shí)間成本

(2)用戶使用新終端和新平臺(tái)前等待配置的時(shí)間成本

(3)碎片化信息的溝通成本

(4)由于人員流動(dòng)帶來(lái)的時(shí)間成本

(5)通過(guò)靈活辦公可節(jié)約的辦公室空間租賃成本

(6)通過(guò)更高效的遠(yuǎn)程會(huì)議可節(jié)約的差旅成本

Microsoft 365怎樣幫助企業(yè)降低這6種不可見成本呢？

核心思路是，幫助企業(yè)構(gòu)建“一站式”的溝通協(xié)作與生產(chǎn)力平臺(tái)，成為企業(yè)的“數(shù)字化中樞”。

圖2：一站式的溝通協(xié)作與生產(chǎn)力平臺(tái)

首先，Microsoft 365是一個(gè)“一站式溝通平臺(tái)”

Microsoft 365幫助每一位員工，把所有碎片化的消息，整合到統(tǒng)一入口，形成了統(tǒng)一消息中樞，這些信息包括：

①即時(shí)消息

②音視頻會(huì)議

③共享文檔

④郵件

⑤企業(yè)網(wǎng)盤

⑥項(xiàng)目協(xié)同中的文檔、會(huì)議、進(jìn)度信息

信息入口的整合為什么如此重要？

我們知道，創(chuàng)新對(duì)于今天的企業(yè)越來(lái)越重要，但創(chuàng)新來(lái)自哪里？

創(chuàng)新來(lái)自于團(tuán)隊(duì)之間隨時(shí)隨地的溝通；創(chuàng)新來(lái)自于打破現(xiàn)有組織框架，形成跨部門，甚至跨企業(yè)的“臨時(shí)項(xiàng)目組”的交流——跨領(lǐng)域、跨組織的碰撞，帶來(lái)的化學(xué)反應(yīng)。

正因如此，與上一代協(xié)同平臺(tái)強(qiáng)調(diào)“流程審批”不同；新一代協(xié)同平臺(tái)，更強(qiáng)調(diào)“溝通協(xié)作”，并且提供了極其豐富的工具：即時(shí)通訊、郵件、網(wǎng)盤、共享文檔、音視頻會(huì)議、項(xiàng)目協(xié)作等等。

但是，豐富的溝通和協(xié)作工具，也帶來(lái)另外一個(gè)問(wèn)題，即碎片化溝通中的“撕裂感”，會(huì)議討論的內(nèi)容、最新的工作安排、協(xié)同編輯的文檔，往往散落在：即時(shí)通訊工具、郵件、共享文檔、一次次會(huì)議中；員工往往因此而陷入“疲于奔命”的焦慮感中，導(dǎo)致效率降低。

這正是“一站式溝通平臺(tái)”、“統(tǒng)一消息中樞”帶來(lái)的價(jià)值，無(wú)論在任何一個(gè)溝通工具產(chǎn)生的消息，都可以推送到員工桌面，提醒他處理，這樣就有效避免了員工陷入各種碎片化信息中的“撕裂感”，有效消彌了因?yàn)榛靵y而導(dǎo)致了低效，從而達(dá)到提高生產(chǎn)力，降低“不可見成本的”作用。

Microsoft 365還是一個(gè)“一站式應(yīng)用入口”

除了“碎片化溝通”帶來(lái)的低效，另外一個(gè)導(dǎo)致員工低效的原因是，使用太多系統(tǒng)，并且在多個(gè)系統(tǒng)登陸、切換，帶來(lái)的時(shí)間成本！

隨著數(shù)字化的推進(jìn)，很多企業(yè)和組織，已經(jīng)建立了十幾個(gè)、甚至數(shù)十個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，如果員工在不同系統(tǒng)之間切換時(shí)，需要頻繁的打開新的界面、重新登陸、再次身份識(shí)別....這將是一場(chǎng)效率的災(zāi)難。

Microsoft 365可以讓員工一個(gè)賬號(hào)登陸以后，在各個(gè)系統(tǒng)之間“無(wú)感知”的切換，既包括WORD、EXCLE、PPT等Office軟件的桌面端、移動(dòng)端、網(wǎng)頁(yè)端等多個(gè)版本；也包括：郵件系統(tǒng)、信息溝通平臺(tái)、 文檔管理系統(tǒng)、會(huì)議系統(tǒng)、企業(yè)網(wǎng)盤等各個(gè)溝通協(xié)作系統(tǒng)；還包括ERP、CRM等業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

概括起來(lái)，從員工層面看，Microsoft 365是員工一站式的溝通、一站式的應(yīng)用入口，通過(guò)整合為一個(gè)“消息和應(yīng)用中樞”，避免多入口帶來(lái)的割裂感和多系統(tǒng)切換帶來(lái)的低效和焦灼感，從而大幅度降低了因此而帶來(lái)的“隱性成本”。

2、對(duì)于IT部門：Microsoft 365

怎樣”殺死”IT運(yùn)維管理中的“隱性成本”？

IT運(yùn)維工作的特點(diǎn)，往往是有大量的重復(fù)性、基礎(chǔ)性工作，這些工作，IT部門不得不做，但是其價(jià)值很難得到老板的認(rèn)可，因此也頗讓CIO、IT經(jīng)理感到“頭疼”，這些工作往往包括：

• 每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的人員增、刪、改、查

• 每個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的部門、角色、權(quán)限設(shè)置

• 每個(gè)終端、每個(gè)設(shè)備的軟硬件升級(jí)

• 每個(gè)終端、每個(gè)設(shè)備、每套系統(tǒng)的運(yùn)行情況監(jiān)測(cè)

如果IT部門一直陷入這種低價(jià)值的工作，IT部門的存在價(jià)值很難得到公司的認(rèn)同！

Microsoft 365怎樣幫助IT部門“解放”呢？

Microsoft 365提供了統(tǒng)一的全局信息管平臺(tái)，其提升IT運(yùn)維效率的價(jià)值，體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(1)一個(gè)平臺(tái)，搞定所有系統(tǒng)的部門、角色、權(quán)限設(shè)置

在一個(gè)平臺(tái)，完成所有系統(tǒng)的用戶增刪改查、部門角色管理、權(quán)限設(shè)置，從而極大提高系統(tǒng)配置效率。

(2)一個(gè)窗口，監(jiān)控所有系統(tǒng)運(yùn)行情況

企業(yè)IT管理員可以在一個(gè)管理界面中對(duì)企業(yè)應(yīng)用全局管控，包括監(jiān)控各應(yīng)用運(yùn)行狀態(tài)、設(shè)置敏感標(biāo)簽策略、安全防護(hù)策略。

(3)一個(gè)界面，輕松完成所有設(shè)備部署、軟件升級(jí)

在管理員界面，即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新，輕松完成設(shè)備部署、軟件管理、安全更新、操作系統(tǒng)管理等等高頻操作。

圖3：IT分散管理帶來(lái)的問(wèn)題

(4)AI加持，自動(dòng)化的預(yù)判，實(shí)現(xiàn)“事半功倍”

智能化功能可向IT管理人員實(shí)時(shí)呈現(xiàn)需要被關(guān)注的數(shù)據(jù)并給出下一步操作建議，幫助管理人 員及時(shí)對(duì)最緊要的問(wèn)題快速作出響應(yīng)，同時(shí)還可以將IT關(guān)心的、每天需要交互的任務(wù)和數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化呈現(xiàn)，幫助IT管理員一目了然獲取最重要的信息。

通過(guò)以上功能，Microsoft 365能幫IT部門從繁瑣的低價(jià)值工作中解放出來(lái)，關(guān)注更多業(yè)務(wù)創(chuàng)新，為企業(yè)帶來(lái)新的價(jià)值。

3、對(duì)于企業(yè)安全：Microsoft 365

怎樣大幅度降低企業(yè)的安全風(fēng)險(xiǎn)？

大多數(shù)企業(yè)都會(huì)使用多家軟件服務(wù)商提供的產(chǎn)品和方案，而企業(yè)使用的服務(wù)商越多，意味著保證安全策略的一致性的難度和復(fù)雜度就越大，因?yàn)槎嘣坪投嗥脚_(tái)環(huán)境的復(fù)雜性可能會(huì)造成更多的安全漏洞，從而給無(wú)孔不入的黑客留下了可乘之機(jī)。

此外，不同版本的軟硬件設(shè)備、不同系統(tǒng)以及不同的設(shè)置條件，都會(huì)存在不同的安全漏洞，這些潛在的安全漏洞將會(huì)對(duì)軟件本身和其應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生嚴(yán)重的信息安全威脅，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

圖4：混合辦公下，企業(yè)面臨的安全挑戰(zhàn)

Microsoft 365從底層架構(gòu)構(gòu)建了企業(yè)安全的生產(chǎn)力，包括：

(1)使用零信任體系，夯實(shí)安全基礎(chǔ)架構(gòu)

企業(yè)需要打造零信任基礎(chǔ)架構(gòu)的安全體系，全方位識(shí)別并響應(yīng)針對(duì)身份、設(shè)備、數(shù)據(jù)、應(yīng)用、基礎(chǔ)架構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)等多層面的訪問(wèn)風(fēng)險(xiǎn)，確保對(duì)數(shù)據(jù)、應(yīng)用和信息安全訪問(wèn)。

Microsoft 365為企業(yè)搭建“零信任” 的安全架構(gòu)，可以幫助企業(yè)降低45%的數(shù)據(jù)泄露概率，并降低50%的整體IAM安全管理成本，減少75%用戶引發(fā)安全事件的可能性。

(2)利用自動(dòng)化威脅防御體系，主動(dòng)響應(yīng)威脅

企業(yè)需要借助AI和自動(dòng)化能力，主動(dòng)檢測(cè)并響應(yīng)已知或未知的威脅，并自動(dòng)化修復(fù)潛在的安全問(wèn)題。通過(guò)對(duì)外部攻擊進(jìn)行可視化，提前預(yù)警、阻斷并進(jìn)行溯源，大大降低對(duì)人為判斷和干預(yù)的依賴，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化安全運(yùn)營(yíng)。企業(yè)需要能夠?qū)γ舾袛?shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別、分類分級(jí)、標(biāo)記并應(yīng)用保護(hù)策略、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)審計(jì)以及電子證據(jù)發(fā)現(xiàn)，跟蹤全周期數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過(guò)程。此外還可以進(jìn)行隱私保護(hù)、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)發(fā)現(xiàn)、溝通合規(guī)性管理，以強(qiáng)化與數(shù)據(jù)相關(guān)的全部保護(hù)策略。

Microsoft 365

有什么“殺手級(jí)”功能？

看到這里，您或許會(huì)感慨，Microsoft 365在提升效率，降低“隱性成本”上確實(shí)有比較清晰的價(jià)值，功能也非常強(qiáng)大。但是這些理念、功能，似乎在業(yè)界其他產(chǎn)品中，也有影子。Microsoft 365似乎更像是一個(gè)大而全，集成的“企業(yè)操作系統(tǒng)”，有什么是Microsoft 365獨(dú)有的“殺手級(jí)”功能？

另外一個(gè)問(wèn)題是，在協(xié)同越來(lái)越便利的同時(shí)，會(huì)不會(huì)有信息被泄露的隱患？怎樣做到既能高效協(xié)同，又能安全可控？

Microsoft 365中的“團(tuán)隊(duì)”及其下面的“頻道”功能，正是解決這個(gè)問(wèn)題的“殺手級(jí)功能”！

1、高效“群聊”帶來(lái)的“信息失控”

今天企業(yè)越來(lái)越多的涌現(xiàn)出“臨時(shí)的”項(xiàng)目制“組織”，表現(xiàn)為共同完成一個(gè)“項(xiàng)目”或者任務(wù)，組織成員通常包含企業(yè)內(nèi)部不同部門的成員，甚至是企業(yè)外部成員，例如潛在供應(yīng)商、客戶的人員。

通常，這個(gè)“臨時(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)”需要即時(shí)群聊、資料共享、項(xiàng)目同步、發(fā)起各種音視頻會(huì)議等等.....

為了提高溝通效率，您的通常做法是什么？把所有相關(guān)人員都拉到一個(gè)微信群里，或者是啟用其他平臺(tái)的群組功能，在一個(gè)群組里，共享消息、文檔、同步項(xiàng)目進(jìn)展、發(fā)起會(huì)議。這里甚至包括了潛在供應(yīng)商、客戶的相關(guān)人員...

這時(shí)，您會(huì)發(fā)現(xiàn)，您企業(yè)的信息，正在面臨失控！對(duì)于內(nèi)部員工，您之前在系統(tǒng)中，精心配置的部門、角色、身份相關(guān)的權(quán)限已經(jīng)“失效”；對(duì)于外部伙伴，信息分享的邊界如何控制？您更無(wú)能為力！

2、Microsoft 365如何靠

“團(tuán)隊(duì)”“頻道”功能解決這個(gè)問(wèn)題？

您需要在Teams里，為這個(gè)臨時(shí)的項(xiàng)目創(chuàng)建一個(gè)“團(tuán)隊(duì)”（即群組）

首選，在“團(tuán)隊(duì)”里沿襲對(duì)每一位內(nèi)部員工的權(quán)限設(shè)置

對(duì)于每一位內(nèi)部員工，他的部門、角色、崗位、權(quán)限等相關(guān)設(shè)置，在這個(gè)新的“團(tuán)隊(duì)”中同樣是適用的。這樣就有效避免了通過(guò)微信群，或者其他協(xié)同平臺(tái)的群組功能可能帶來(lái)的“權(quán)限失效”的問(wèn)題。

然后，可以用“頻道”功能，解決外部伙伴的信息安全問(wèn)題

內(nèi)部員工好解決，外部員工怎么辦？

這就要用到Teams特有的“頻道”功能了，您可以在“團(tuán)隊(duì)”下面”根據(jù)主題/任務(wù)，設(shè)立Teams頻道，相當(dāng)于一個(gè)虛擬組織下，可以對(duì)不同人員的權(quán)限，進(jìn)行再次分組，這樣實(shí)現(xiàn)對(duì)主題/任務(wù)的層次化和精細(xì)化管理。

例如通過(guò)“隱私頻道”和“共享頻道”、“隱私頻道”中設(shè)置內(nèi)部員工，“共享頻道”可以設(shè)置供應(yīng)商或者客戶等外部伙伴。

這樣，在不同的頻道里，分別發(fā)布可以公開信息和隱私信息，從而有效解決信息安全的問(wèn)題。

圖5：如何快速搭建一個(gè)Teams團(tuán)隊(duì)

3、關(guān)于“頻道”的一個(gè)案例

這里有一個(gè)案例，講某大型制造業(yè)的招投標(biāo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)如何通過(guò)Teams數(shù)字協(xié)作空間同時(shí)解決效率和安全的問(wèn)題。

首先，項(xiàng)目部主管在Teams中創(chuàng)建“招投標(biāo)管理”團(tuán)隊(duì)，通過(guò)員工公司身份統(tǒng)一添加和管理。

之后，在“招投標(biāo)管理”團(tuán)隊(duì)下，根據(jù)信息權(quán)限設(shè)置不同的“頻道”：“招標(biāo)管理”“投標(biāo)管理”、“跨組織溝通與協(xié)作”、“合同談判”等不同的“頻道”。

對(duì)于不同的頻道，賦予不同的信息分享權(quán)限，并把不同的人，分配到不同的“頻道”中。例如“招標(biāo)管理”、“跨組織溝通與協(xié)作”屬于可以共享的信息，可以把潛在供應(yīng)商分配到這些頻道；“投標(biāo)管理”、“合同談判”等頻道，屬于“隱私信息”，則只分配內(nèi)部員工進(jìn)入該頻道。

然后，所有協(xié)同，例如公告、群聊、文檔協(xié)同編輯、音視頻會(huì)議，均分頻道開展。不同頻道的人，看不到其他頻道共享的信息。這樣，就既能提升協(xié)同效率，又能保證信息安全。

圖6：某大型制造業(yè)使用“Teams數(shù)字協(xié)作空間”的案例

最后，再通過(guò)Microsoft 365的“數(shù)字化中樞”的能力，把分散在各個(gè)“團(tuán)隊(duì)”、“頻道”所有消息，統(tǒng)一整合到每一位員工的工作流中，大幅提升員工體驗(yàn)和生產(chǎn)力。

ChatGPT加持下，

Microsoft 365將有哪些改變？

目前，由世紀(jì)互聯(lián)運(yùn)營(yíng)的Microsoft Teams國(guó)內(nèi)版已經(jīng)正式落地，AI筑底，未來(lái)可期，Microsoft Teams讓工作事半功倍。

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