2023 年，ChatGPT大火 ，讓微軟再次成為IT界關注的焦點。

3月中旬，微軟發(fā)布了GPT-4平臺支持的新AI功能，名為Copilot，它將適用于Word、PowerPoint、Excel、Outlook這些微軟熱門的Microsoft 365商業(yè)軟件。

微軟的聲明稱，Copilot的功能比簡單地“將OpenAI的ChatGPT嵌入到Microsoft 365中”更強大。

這顯示出Microsoft 365這款協(xié)同平臺，在微軟企業(yè)級產品線中，占據(jù)著舉足輕重的地位！

Microsoft 365到底能為企業(yè)帶來怎樣的價值？與業(yè)界眾多協(xié)同工具相比，Microsoft 365有什么不一樣？

Microsoft 365

的核心價值

CIO圈子有一個流傳已久的梗，當老板問起，數(shù)字化系統(tǒng)的投資價值如何評估時，CIO竟無言以對.....

這反應一個現(xiàn)狀: 評估數(shù)字化系統(tǒng)的價值非常難。

究其原因，是因為大多數(shù)系統(tǒng)創(chuàng)造價值的邏輯并不是直接“降本”——即降低企業(yè)的“顯性成本”；而是通過“增效”或者“降低風險”的方式，來降低企業(yè)的“隱形成本”，因此很難說清楚IT系統(tǒng)的價值。

新一代協(xié)同平臺Microsoft 365，如何幫助企業(yè)，大幅度降低“不可見成本”，實現(xiàn)“降本增效”，例如：

• 怎樣幫助員工，一個入口，打通所有應用，減少碎片化溝通中的“撕裂感”，告別系統(tǒng)切換中的混亂與沮喪！

• 怎樣幫助IT，一站式搞定所有應用系統(tǒng)的部門、角色、權限管理、自動化實現(xiàn)對所有系統(tǒng)的部署、運維、管理升級？

• 怎樣幫助企業(yè)，構建“零信任”的安全體系？大幅度降低因為勒索工具、網(wǎng)絡釣魚等因素，帶來的潛在安全風險。

圖1：Microsoft 365能幫助“殺死”的三類“隱性成本”

1、對于員工：Microsoft 365

怎樣“殺死”低效導致的時間成本？

在使用IT系統(tǒng)中，影響員工生產力、工作效率，帶來“不可見成本”的主要場景有哪些？

(1)使用多平臺和應用時切換的時間成本

(2)用戶使用新終端和新平臺前等待配置的時間成本

(3)碎片化信息的溝通成本

(4)由于人員流動帶來的時間成本

(5)通過靈活辦公可節(jié)約的辦公室空間租賃成本

(6)通過更高效的遠程會議可節(jié)約的差旅成本

Microsoft 365怎樣幫助企業(yè)降低這6種不可見成本呢？

核心思路是，幫助企業(yè)構建“一站式”的溝通協(xié)作與生產力平臺，成為企業(yè)的“數(shù)字化中樞”。

圖2：一站式的溝通協(xié)作與生產力平臺

首先，Microsoft 365是一個“一站式溝通平臺”

Microsoft 365幫助每一位員工，把所有碎片化的消息，整合到統(tǒng)一入口，形成了統(tǒng)一消息中樞，這些信息包括：

①即時消息

②音視頻會議

③共享文檔

④郵件

⑤企業(yè)網(wǎng)盤

⑥項目協(xié)同中的文檔、會議、進度信息

信息入口的整合為什么如此重要？

我們知道，創(chuàng)新對于今天的企業(yè)越來越重要，但創(chuàng)新來自哪里？

創(chuàng)新來自于團隊之間隨時隨地的溝通；創(chuàng)新來自于打破現(xiàn)有組織框架，形成跨部門，甚至跨企業(yè)的“臨時項目組”的交流——跨領域、跨組織的碰撞，帶來的化學反應。

正因如此，與上一代協(xié)同平臺強調“流程審批”不同；新一代協(xié)同平臺，更強調“溝通協(xié)作”，并且提供了極其豐富的工具：即時通訊、郵件、網(wǎng)盤、共享文檔、音視頻會議、項目協(xié)作等等。

但是，豐富的溝通和協(xié)作工具，也帶來另外一個問題，即碎片化溝通中的“撕裂感”，會議討論的內容、最新的工作安排、協(xié)同編輯的文檔，往往散落在：即時通訊工具、郵件、共享文檔、一次次會議中；員工往往因此而陷入“疲于奔命”的焦慮感中，導致效率降低。

這正是“一站式溝通平臺”、“統(tǒng)一消息中樞”帶來的價值，無論在任何一個溝通工具產生的消息，都可以推送到員工桌面，提醒他處理，這樣就有效避免了員工陷入各種碎片化信息中的“撕裂感”，有效消彌了因為混亂而導致了低效，從而達到提高生產力，降低“不可見成本的”作用。

Microsoft 365還是一個“一站式應用入口”

除了“碎片化溝通”帶來的低效，另外一個導致員工低效的原因是，使用太多系統(tǒng)，并且在多個系統(tǒng)登陸、切換，帶來的時間成本！

隨著數(shù)字化的推進，很多企業(yè)和組織，已經建立了十幾個、甚至數(shù)十個應用系統(tǒng)，如果員工在不同系統(tǒng)之間切換時，需要頻繁的打開新的界面、重新登陸、再次身份識別....這將是一場效率的災難。

Microsoft 365可以讓員工一個賬號登陸以后，在各個系統(tǒng)之間“無感知”的切換，既包括WORD、EXCLE、PPT等Office軟件的桌面端、移動端、網(wǎng)頁端等多個版本；也包括：郵件系統(tǒng)、信息溝通平臺、 文檔管理系統(tǒng)、會議系統(tǒng)、企業(yè)網(wǎng)盤等各個溝通協(xié)作系統(tǒng)；還包括ERP、CRM等業(yè)務系統(tǒng)。

概括起來，從員工層面看，Microsoft 365是員工一站式的溝通、一站式的應用入口，通過整合為一個“消息和應用中樞”，避免多入口帶來的割裂感和多系統(tǒng)切換帶來的低效和焦灼感，從而大幅度降低了因此而帶來的“隱性成本”。

2、對于IT部門：Microsoft 365

怎樣”殺死”IT運維管理中的“隱性成本”？

IT運維工作的特點，往往是有大量的重復性、基礎性工作，這些工作，IT部門不得不做，但是其價值很難得到老板的認可，因此也頗讓CIO、IT經理感到“頭疼”，這些工作往往包括：

• 每個業(yè)務系統(tǒng)的人員增、刪、改、查

• 每個業(yè)務系統(tǒng)的部門、角色、權限設置

• 每個終端、每個設備的軟硬件升級

• 每個終端、每個設備、每套系統(tǒng)的運行情況監(jiān)測

如果IT部門一直陷入這種低價值的工作，IT部門的存在價值很難得到公司的認同！

Microsoft 365怎樣幫助IT部門“解放”呢？

Microsoft 365提供了統(tǒng)一的全局信息管平臺，其提升IT運維效率的價值，體現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)一個平臺，搞定所有系統(tǒng)的部門、角色、權限設置

在一個平臺，完成所有系統(tǒng)的用戶增刪改查、部門角色管理、權限設置，從而極大提高系統(tǒng)配置效率。

(2)一個窗口，監(jiān)控所有系統(tǒng)運行情況

企業(yè)IT管理員可以在一個管理界面中對企業(yè)應用全局管控，包括監(jiān)控各應用運行狀態(tài)、設置敏感標簽策略、安全防護策略。

(3)一個界面，輕松完成所有設備部署、軟件升級

在管理員界面，即可實現(xiàn)自動更新，輕松完成設備部署、軟件管理、安全更新、操作系統(tǒng)管理等等高頻操作。

圖3：IT分散管理帶來的問題

(4)AI加持，自動化的預判，實現(xiàn)“事半功倍”

智能化功能可向IT管理人員實時呈現(xiàn)需要被關注的數(shù)據(jù)并給出下一步操作建議，幫助管理人 員及時對最緊要的問題快速作出響應，同時還可以將IT關心的、每天需要交互的任務和數(shù)據(jù)進行可視化呈現(xiàn)，幫助IT管理員一目了然獲取最重要的信息。

通過以上功能，Microsoft 365能幫IT部門從繁瑣的低價值工作中解放出來，關注更多業(yè)務創(chuàng)新，為企業(yè)帶來新的價值。

3、對于企業(yè)安全：Microsoft 365

怎樣大幅度降低企業(yè)的安全風險？

大多數(shù)企業(yè)都會使用多家軟件服務商提供的產品和方案，而企業(yè)使用的服務商越多，意味著保證安全策略的一致性的難度和復雜度就越大，因為多云和多平臺環(huán)境的復雜性可能會造成更多的安全漏洞，從而給無孔不入的黑客留下了可乘之機。

此外，不同版本的軟硬件設備、不同系統(tǒng)以及不同的設置條件，都會存在不同的安全漏洞，這些潛在的安全漏洞將會對軟件本身和其應用系統(tǒng)產生嚴重的信息安全威脅，造成巨大的經濟損失。

圖4：混合辦公下，企業(yè)面臨的安全挑戰(zhàn)

Microsoft 365從底層架構構建了企業(yè)安全的生產力，包括：

(1)使用零信任體系，夯實安全基礎架構

企業(yè)需要打造零信任基礎架構的安全體系，全方位識別并響應針對身份、設備、數(shù)據(jù)、應用、基礎架構和網(wǎng)絡等多層面的訪問風險，確保對數(shù)據(jù)、應用和信息安全訪問。

Microsoft 365為企業(yè)搭建“零信任” 的安全架構，可以幫助企業(yè)降低45%的數(shù)據(jù)泄露概率，并降低50%的整體IAM安全管理成本，減少75%用戶引發(fā)安全事件的可能性。

(2)利用自動化威脅防御體系，主動響應威脅

企業(yè)需要借助AI和自動化能力，主動檢測并響應已知或未知的威脅，并自動化修復潛在的安全問題。通過對外部攻擊進行可視化，提前預警、阻斷并進行溯源，大大降低對人為判斷和干預的依賴，實現(xiàn)現(xiàn)代化安全運營。企業(yè)需要能夠對敏感數(shù)據(jù)進行自動識別、分類分級、標記并應用保護策略、實現(xiàn)數(shù)據(jù)審計以及電子證據(jù)發(fā)現(xiàn)，跟蹤全周期數(shù)據(jù)流轉過程。此外還可以進行隱私保護、內部風險發(fā)現(xiàn)、溝通合規(guī)性管理，以強化與數(shù)據(jù)相關的全部保護策略。

Microsoft 365

有什么“殺手級”功能？

看到這里，您或許會感慨，Microsoft 365在提升效率，降低“隱性成本”上確實有比較清晰的價值，功能也非常強大。但是這些理念、功能，似乎在業(yè)界其他產品中，也有影子。Microsoft 365似乎更像是一個大而全，集成的“企業(yè)操作系統(tǒng)”，有什么是Microsoft 365獨有的“殺手級”功能？

另外一個問題是，在協(xié)同越來越便利的同時，會不會有信息被泄露的隱患？怎樣做到既能高效協(xié)同，又能安全可控？

Microsoft 365中的“團隊”及其下面的“頻道”功能，正是解決這個問題的“殺手級功能”！

1、高效“群聊”帶來的“信息失控”

今天企業(yè)越來越多的涌現(xiàn)出“臨時的”項目制“組織”，表現(xiàn)為共同完成一個“項目”或者任務，組織成員通常包含企業(yè)內部不同部門的成員，甚至是企業(yè)外部成員，例如潛在供應商、客戶的人員。

通常，這個“臨時項目團隊”需要即時群聊、資料共享、項目同步、發(fā)起各種音視頻會議等等.....

為了提高溝通效率，您的通常做法是什么？把所有相關人員都拉到一個微信群里，或者是啟用其他平臺的群組功能，在一個群組里，共享消息、文檔、同步項目進展、發(fā)起會議。這里甚至包括了潛在供應商、客戶的相關人員...

這時，您會發(fā)現(xiàn)，您企業(yè)的信息，正在面臨失控！對于內部員工，您之前在系統(tǒng)中，精心配置的部門、角色、身份相關的權限已經“失效”；對于外部伙伴，信息分享的邊界如何控制？您更無能為力！

2、Microsoft 365如何靠

“團隊”“頻道”功能解決這個問題？

您需要在Teams里，為這個臨時的項目創(chuàng)建一個“團隊”（即群組）

首選，在“團隊”里沿襲對每一位內部員工的權限設置

對于每一位內部員工，他的部門、角色、崗位、權限等相關設置，在這個新的“團隊”中同樣是適用的。這樣就有效避免了通過微信群，或者其他協(xié)同平臺的群組功能可能帶來的“權限失效”的問題。

然后，可以用“頻道”功能，解決外部伙伴的信息安全問題

內部員工好解決，外部員工怎么辦？

這就要用到Teams特有的“頻道”功能了，您可以在“團隊”下面”根據(jù)主題/任務，設立Teams頻道，相當于一個虛擬組織下，可以對不同人員的權限，進行再次分組，這樣實現(xiàn)對主題/任務的層次化和精細化管理。

例如通過“隱私頻道”和“共享頻道”、“隱私頻道”中設置內部員工，“共享頻道”可以設置供應商或者客戶等外部伙伴。

這樣，在不同的頻道里，分別發(fā)布可以公開信息和隱私信息，從而有效解決信息安全的問題。

圖5：如何快速搭建一個Teams團隊

3、關于“頻道”的一個案例

這里有一個案例，講某大型制造業(yè)的招投標項目團隊如何通過Teams數(shù)字協(xié)作空間同時解決效率和安全的問題。

首先，項目部主管在Teams中創(chuàng)建“招投標管理”團隊，通過員工公司身份統(tǒng)一添加和管理。

之后，在“招投標管理”團隊下，根據(jù)信息權限設置不同的“頻道”：“招標管理”“投標管理”、“跨組織溝通與協(xié)作”、“合同談判”等不同的“頻道”。

對于不同的頻道，賦予不同的信息分享權限，并把不同的人，分配到不同的“頻道”中。例如“招標管理”、“跨組織溝通與協(xié)作”屬于可以共享的信息，可以把潛在供應商分配到這些頻道；“投標管理”、“合同談判”等頻道，屬于“隱私信息”，則只分配內部員工進入該頻道。

然后，所有協(xié)同，例如公告、群聊、文檔協(xié)同編輯、音視頻會議，均分頻道開展。不同頻道的人，看不到其他頻道共享的信息。這樣，就既能提升協(xié)同效率，又能保證信息安全。

圖6：某大型制造業(yè)使用“Teams數(shù)字協(xié)作空間”的案例

最后，再通過Microsoft 365的“數(shù)字化中樞”的能力，把分散在各個“團隊”、“頻道”所有消息，統(tǒng)一整合到每一位員工的工作流中，大幅提升員工體驗和生產力。

ChatGPT加持下，

Microsoft 365將有哪些改變？

目前，由世紀互聯(lián)運營的Microsoft Teams國內版已經正式落地，AI筑底，未來可期，Microsoft Teams讓工作事半功倍。

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